Googleツール類の利用方法・その2

前回の記事では中堅中小企業の方々がICTを活用するうえで、まずGoogleの提供するツール類を使いこなしたほうがお得ですよ、というお話をしました。

・Gmail(メール)
・Googleドライブ(共有保存ドライブ)
・Googleドキュメント(文書作成)
・Googleスプレッドシート(表計算)
・Googleスライド(プレゼンテーション資料)

の5種類は最初に使ってほしいツールとしてご紹介しましたが、その他にも便利なツールがたくさんあります。

誰かから紹介されて自然に使っているツールもあるかもしれませんが、一歩踏み込むとさらに便利な使い方ができるツールもありますので、紹介していきましょう。

チャットツールはGoogleでも大丈夫?

さて、このシリーズの最初にチャットツールを紹介してきましたが、その時はGoogleのツールはあえて紹介していませんでした。

これだけ便利なツールがあるのであれば、Googleでも便利なチャットツールがあって十分なのではないか?という疑問を持たれた方も多いと思います。

答えはYesでありNoです。Googleには、以下のようなツールがあります。

  • Googleハングアウト:テキストチャットツールとグループビデオ通話ツール
  • Googleチャット:テキストチャットツール
  • Googleミート:グループビデオ通話ツール
  • Google Duo:グループビデオ通話ツール

ますます分かりづらくなってきましたね・・・。実は、昔からGoogleハングアウトという簡単なチャットとグループビデオ通話ができるツールはあったのですが、10名までしかできない、チャットが使いにくいなどあって他のツールには負けている状況でした(とはいえGoogleユーザー同士の組織では使われているところも多かったのですが)。

それがGoogleチャットとGoogleミートに分かれた形なのです。当初GoogleチャットとGoogleミートは有料版のG Suiteでしか使うことができませんでした。

しかし2020年5月からはGoogleミートは無料版の提供を開始し、100名までの会議では使えるようになったのです。

Googleのアカウントを持っていないと参加できない点はありますが、多くのチャットツールのグループビデオ通話機能とそん色なくなりました。

Googleチャットについてはまだ無料版は出ていません。ハングアウトについてもまだ残るようです。

Google Duoは32名までで使うことができ、お絵描きができたり、顔に効果を付けたりという機能はありますが、当面はGoogleミートと並行して提供されていくようです。

本当は全ての機能を統一してくれればいいのですが、元々違うアプリから派生しているので難しいようです。

そんなわけで、Googleのチャットツールについては存在してはいるのですが、無料版で使いやすいものが出るにはもう少し時間が必要なようです。

ビジネスをさらに進めるGoogleツール5種類

今回は、Googleの無料版でも使えるツールを前回に続いて5種類紹介していきます。

出典:Googleサービス一覧ページより)

Google Keep~何でもメモできる付箋ツール

ちょっとしたリマインダー、感想、写真、音声メモなど何もかもをメモできるツールがGoogle Keepになります。

付箋のような見かけではありますが、テキストだけではなく、写真をメモしたり、ボイスメモを取ったりするのにも使えます。

このボイスメモですが、Googleの音声認識機能が入っていますので、かなり正確に日本語を解釈してくれます。

テキストを打つことさえ面倒な時、一言しゃべればそのままテキスト化してくれるのはすぐれものです。

さらにGoogleアカウントを持っている同士での共同編集や時間を知らせてくれるリマインダー、SNSへの投稿なども連動しており、スマートフォンとPCで同じものが見られるので、どこでもメモしたいことはここに入れておけば、後でどんな形ででも整理できるというわけです。

色々なメモツールを使っている方はいると思いますが、ほぼこのツールだけでやりたいことはできてしまいます。

Google翻訳~思ったものほぼ何でも翻訳可能

英語など外国語の文書をよく読む方は使われている方も多いでしょう。

100以上の言語に対応しており、5000文字以内の文書を翻訳してくれるほか、Google Chromeのブラウザを使っていれば、Webサイトごと翻訳することができますから、海外のサイトを見る時も便利です。

Google翻訳が出だした頃は、日本語への翻訳は文章として読めるレベルにはなっていなかったのですが、長年の実績を積み重ねた結果、日本語の文章として自然ではないものの理解はできるレベルまで翻訳のレベルがアップしています。

英語以外の言語に関しては、いったん英語に翻訳をすると高いレベルでの翻訳が可能になります。

スマートフォン版では、声での入力(話してもらう)、カメラでの入力も便利です。

海外旅行に多く行っている方は活用されているかもしれませんが、文字も読めない国において、レストランのメニューを大体でも訳してくれるのは大いに助かるもの。

海外から日本に旅行に来る方が増えたのも、この機能により日本語で書かれた表示が大体理解できるようになったからとも言われています。

Googleマップ~経路検索以外にも活用可能

おそらくGoogleマップに関しては、多くの方が経路検索、電車の時間検索などでは利用されていることでしょう。最近ではバスの時刻にも対応している地域が増え、海外での移動にも便利になりました。

ビジネスで使うには、「マイマップ」の機能を利用して、営業先の一覧の地図を作ったり、それらを訪問・未訪問で色を分けたり、コメントを書きこんだりするのも便利です。

接待に良いレストランリストを作っておくのも良いでしょう。予算や、誰が行ったなどのメモを追加しておけば重要なデータベースとなります。

このようなマイマップは公開することもできますが、組織内だけで秘密にしておくことも可能です。

Googleフォーム~簡単なアンケートならこれひとつで十分

最近この形式でイベントのアンケートを求められることも多くなったのではないでしょうか。Googleフォームはアンケートを取得するのに非常に便利なツールです。

選択式や記述式、選択肢も1つ選択から複数選択まで、自由度の高いアンケートを設計することができます。

また、Googleフォームでは集計結果をCSV形式でダウンロードすることができます。

これはGoogleスプレッドシートでの集計も可能ですし、Excelでの集計も可能なので、アンケートの集計のための時間も大幅に短縮できます。

Googleアラート~自分の興味関心を見逃さないようにする

Googleアラートは、インターネット上で自分の興味関心があるものを抜けもれなくチェックしたい場合に最適なツールです。

「ビジネス文書作成」「ITガジェット トレンド」などキーワードの組み合わせを設定しておくと、メールが配信されてくる仕組みです。

単純ですが、WebニュースやSNSをチェックしていても、欲しい情報を取りこぼしてしまうことはよくあると思います。そんな方のためには非常におすすめです。

仕事に関するキーワードでもこれで毎日チェックするだけでその分野に詳しくなれてしまいますから、学習ツールとしても最適でしょう。

いかがだったでしょうか。今回ご紹介した機能でかなり多くのことができるのではないでしょうか。企業の中で使い、しっかりユーザー管理をしたい場合は有料版の「G Suite」にすることもできますし、ICTのツールを導入するときは、まずGoogleツールでは出来ない所から取り入れれば良いという考え方もできます。

まずGoogleツールを一通り使いこなしてみることから始めてみるのもよいのではないでしょうか。

著者:中尾 凛
働き方改革コンサルタント、ITライター。約20年にわたるIT業界の経験から、企業がリモートワークやツールの導入でどのように生産性を上げられるかを実践中。海外での事例などを調査し、Webメディアなどでの紹介もしている。

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