「部下との面談の進め方がわからない」「部下にどんな質問をすればいい？」などと悩んでいませんか？
効果的な部下との面談には、事前準備と適切なコミュニケーションが重要です。傾聴の姿勢を持ち、部下の成長を促す質問を心がけることで、有意義な面談が実現できます。
本記事では、部下との面談を成功させるポイントや具体的な進め方、質問例を紹介します。面談後のフォローアップ方法についても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
部下との面談が必要な理由とは？
部下との面談は、組織の成長と発展に不可欠な要素です。定期的な面談を通じて、上司は部下の現状や課題を把握し、適切な指導や支援を行えます。
部下との面談が必要な具体的な理由は、以下のとおりです。
- 部下の成長を促進する機会を作る
- 信頼関係を構築するコミュニケーションを行う
- 組織全体のパフォーマンス向上につながる
詳しく解説します。
部下の成長を促進する機会を作る
面談は部下の成長を加速させる絶好の機会です。上司からの的確なフィードバックや助言により、部下は自身の強みや弱みを客観的に認識できます。
部下が自己啓発や能力向上に取り組む動機にもなり、結果として業務パフォーマンスの向上につながります。具体的な改善方法を示せば、業務への取り組み方が大きく変化する可能性が高いです。
信頼関係を構築するコミュニケーションを行う
面談は、上司と部下の信頼関係を深める重要な場です。普段の業務では伝えきれない思いや悩みを共有することで、互いの理解が深まります。
部下が抱える業務上の課題を率直に相談できる関係性があれば、早期に問題解決が図れるため、業務効率の改善をしたい時にも最適です。信頼関係が構築されると、部下は安心して業務に取り組めるようになり、創造性や生産性が向上します。
組織全体のパフォーマンス向上につながる
個々の部下との面談は、組織全体のパフォーマンス向上に直結します。部下一人ひとりの目標設定や課題解決を支援すれば、チーム全体の生産性が向上します。
たとえば、営業部門と製造部門の連携不足が明らかになれば、両部門の協力体制を強化することで顧客ニーズへの迅速な対応が可能です。面談を通じて部門間の連携や情報共有の改善点を見出せるため、組織の効率化を図りたい時に面談は効果的です。
部下との面談を成功させる6つのポイント
部下との面談を円滑に行うのであれば、以下のポイントを抑えましょう。
- 事前準備をしっかり行う
- 面談の目的を明確にし、共有する
- 傾聴の姿勢を大切にする
- 建設的なフィードバックを心がける
- 定期的なフォローアップを行う
- 適切な質問で部下の本音を引き出す
詳しく解説します。
事前準備をしっかり行う
面談の成功は、入念な事前準備にかかっています。部下の業務状況や過去の面談内容を確認し、議題や目標を明確にしておくことが重要です。
たとえば、面談の1週間前から部下の業務日報や成果物をチェックし、具体的な質問や助言を準備しておくことで、効果的な面談が実現します。準備不足の面談は、時間の無駄になるだけでなく、部下の信頼を失う可能性があるため注意しましょう。
面談の目的を明確にし、共有する
面談の目的を明確にし、部下と事前に共有することで、双方が準備を整えて臨むことができます。目的が曖昧だと、話題が散漫になり、有意義な結論を導き出せません。
たとえば、「四半期の業績評価と次期目標の設定」という明確な目的を設定して部下に伝えれば、必要な資料や自己評価を準備してもらえます。結果、限られた時間内で効率的な面談が可能になります。
傾聴の姿勢を大切にする
面談では、上司が一方的に話すのではなく、部下の意見や考えを積極的に聞く姿勢が重要です。傾聴することで、部下の本音や潜在的な課題を引き出せます。
たとえば、部下の発言に対して「そう考えたのはなぜですか？」と掘り下げる質問をすれば、より深い理解につながります。傾聴の姿勢は、部下の自己表現を促し、創造的な解決策を生み出すための方法です。
建設的なフィードバックを心がける
建設的なフィードバックを心がけ、改善点と共に具体的な解決策を提示することが大切です。フィードバックは、部下の成長を促す重要な要素です。
たとえば、「次回は、冒頭で結論を述べてから詳細を説明する方法を試してみてはどうでしょうか」といった具体的な提案を行います。的確なフィードバックにより、部下は前向きに改善に取り組むことが可能です。
定期的なフォローアップを行う
面談で設定した目標や課題に対して、定期的なフォローアップを行うことが重要です。進捗状況を確認し、必要に応じて支援や軌道修正を行うことで、目標達成の確率が高まります。
たとえば、月次の短時間面談や週1回のメールチェックなど、部下の状況に応じたフォローアップ方法を設定しましょう。こまめな確認と支援により、部下は安心して目標に向かって努力しやすくなります。
適切な質問で部下の本音を引き出す
面談では、適切な質問を通じて部下の本音を引き出すことが重要です。閉じた質問ではなく、オープンエンドの質問を活用すれば、部下の深い思考や感情を理解できます。
たとえば、「今の業務に満足していますか？」という閉じた質問では、返答は一辺倒になりがちです。「現在の業務で最もやりがいを感じる点は何ですか？」というオープンな質問を投げかければ、本音を引き出しやすくなります。
質問を変えれば、部下の価値観が深く理解でき、適切な支援や指導につなげられます。
効果的な部下との面談の進め方
効果的な部下との面談を目指すなら、以下の順番で進めていきましょう。
- アイスブレイクから始める
- 現状の確認と自己評価を促す
- 目標設定と課題の明確化する
詳しく解説します。
アイスブレイクから始める
アイスブレイクは、面談の雰囲気を和らげ、部下が本音を話しやすい環境を作りましょう。軽い話題から始めれば、部下はリラックスします。
たとえば、「最近、趣味の時間は取れていますか？」や「先日の社内イベントはどうでしたか？」といった質問から始めると良いでしょう。くだけた質問をすれば部下の緊張がほぐれ、本題に入りやすくなります。
現状の確認と自己評価を促す
現状確認と自己評価は、部下の業務状況や課題を把握するために重要です。部下自身に現状を振り返ってもらえば、自己認識を深められます。
現状確認に関する質問に対して部下が返答をしたら、注意深く聞き、必要に応じて掘り下げた質問をしましょう。少しずつ質問を繰り返せば、本音を語ってくれやすくなります。
他にも、自己評価を促して部下の強みや弱みを客観的に認識させれば、今後の成長につなげられます。
目標設定と課題の明確化する
目標設定と課題の明確化は、部下の成長と業績向上のために不可欠です。部下と一緒に具体的な目標を設定し、達成に向けた行動計画を立てます。
「3か月後にどのようなスキルを身につけたいですか？」といった質問を通じて、部下の意欲を引き出しましょう。目標は具体的かつ測定可能なものにし、達成期限を設定します。
具体的な目標を立てれば、次の面談にもつなげやすくなります。
部下との面談で使える質問例
部下との面談を進めていくのであれば、閉じた質問ではなくオープンエンドの質問を活用することが大切です。ここでは、パターン別の質問例をご紹介します。
仕事の満足度や課題に関する質問
仕事の満足度や課題に関する質問は、部下の現状認識と改善点を明らかにします。具体的な業務内容や成果、直面している困難について聞きましょう。
質問例をまとめると以下のとおりです。
- 「現在の業務で最もやりがいを感じる点は何ですか？」
- 「業務を遂行する上で、どのような課題に直面していますか？」
部下の回答から、業務の改善点や必要なサポート内容など、具体的な対策案を提案できます。
キャリアビジョンや成長に関する質問
キャリアビジョンや成長に関する質問は、部下の将来像と現在の業務とのつながりを明確にします。長期的な視点で部下の成長を支援するために重要です。
部下のキャリア意識を高めるための質問例をまとめると、以下のとおりです。
- 「5年後、どのようなキャリアを築いていたいですか？」
- 「今必要なスキルや経験は何だと考えますか？」
部下の回答をもとに、現在の業務とキャリアビジョンを結びつけ、具体的な成長計画を立てられます。
チームワークや職場環境に関する質問
チームワークや職場環境に関する質問は、部下の人間関係や組織への適応度を把握するために重要です。職場の雰囲気や同僚との関係性について聞きます。
質問例をまとめると以下のとおりです。
- 「チーム内でのコミュニケーションは円滑に行えていますか？」
- 「職場環境で改善が必要だと感じる点はありますか？」
部下の回答から、職場の課題や改善点を見出し、より良い職場環境づくりにつなげられます。
部下との面談後のフォローアップ方法
部下との面談が終わった後は、適切なフォローアップが重要です。具体的な方法をまとめると以下のとおりです。
- 面談内容の記録と共有
- 定期的な進捗確認
- 必要に応じたサポートの提供
詳しく解説します。
面談内容の記録と共有
面談内容の記録は、後のフォローアップや次回の面談に活用するために不可欠です。主要な話題や設定した目標、合意事項を簡潔にまとめましょう。
記録は面談直後に行い、要点をまとめて部下と共有します。記録は部下と上司の双方がアクセスできる形で保管し、必要に応じて参照できるようにすれば、何を話したか忘れる心配もありません。
定期的な進捗確認
定期的な進捗確認は、設定した目標の達成状況を把握し、必要な調整を行うために重要です。週次や月次など、適切な頻度で確認の機会を設けましょう。
「先日設定した目標の進捗はいかがですか？」「目標達成に向けて、何か障害はありますか？」といった質問を通じて、部下の状況を確認します。15分程度の簡単な面談を、週1回設定するといった工夫によって、部下との関係性が深まります。
必要に応じたサポートの提供
必要に応じたサポートの提供は、部下の成長と目標達成を後押しするために重要です。部下の状況や要望に応じて、適切な支援を行いましょう。
「目標達成のために、どのようなサポートが必要ですか？」「現在の業務で困っていることは？」といった質問を通じて、部下の悩みを把握します。サポートの形は追加の研修機会の提供や業務の優先順位の調整、他部署との連携支援など、状況に応じて柔軟に対応しましょう。
まとめ
効果的な部下との面談は、組織の成功と部下の成長に不可欠です。適切な準備や傾聴の姿勢、適切な質問をしつつ、継続的なフォローアップを行いましょう
面談は単なる形式的な会話ではなく、部下との信頼関係を築く貴重な機会です。上司は面談の機会を最大限に活用し、部下の潜在能力を引き出す必要があります。
定期的な面談と適切なフォローアップを通じて、部下の成長を支援しましょう。株式会社日本経営開発研究所では、経営者や上級幹部に必要な実践的なスキルと洞察力を身につけるための「次世代経営者錬成講座」を実施中です。
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