中堅中小企業向けICT活用のコツ①~チャットツールの活用

皆さんの企業ではICTの活用はできていますか?

このような質問をされても、はっきりと答えられる方は少ないでしょう。企業におけるICT活用といっても、様々な規模、業種がある会社の中、いっしょくたに語ることはなかなかできません。

「経理」「人事」などのICTツールも、無料や数万円のものから、数百万円のものまであります。

今回は5本の記事に渡って、簡単に導入できて、仕事の成果が上がるICTツールの活用方法を書いて行きたいと思います。

ICT専門部署がない企業で入れるべきツールとは?

  1. ICTの専門部署を置いておらず、メール、Web、オフィス系ソフト(Word, Excelなど)以外使っていない
  2. できるだけ安くICTを使いこなしたい
  3. 専門的な知識がなくても使いこなしたい

こういった企業の皆さんがICTツールを導入する場合、何を一番に考えればよいでしょうか?

まず最近では、「変化に強い」ことを基準にするのが重要です。いきなり何百万円もかけて大きなシステムを構築するのはリスクが高いですし、事業の体制や規模が変わった時にさらに大きな投資が必要となってしまいます。

ICTを生業としていない業種においては、基本的なツールは安価なものから始めるといいでしょう。1人あたり○円とか、月1万円で○名までOK、というようなツールです。

事業規模に合わせて増減ができるツールはいまや必須です。

チャットツールを仕事に役立てよう

さて第1回目は、チャットツールを選んで仕事に役立てる方法です。チャットツールはご存知でしょうか?LINEFaceBook Messengerは普段の連絡に使っているという方も多いでしょう。

文字を基本に、人にリアルタイムで送信できるツールで、最近はビジネスの場でもメールではなくチャットツールでやり取りをするケースが多くなっています。

では、どんな場合にチャットツールが役立つか見てみましょう。



チャットツールを仕事につかう長所ベスト3

  • 短時間で返事がもらいやすい
  • 電話と違って文字で残るためエビデンスにできる
  • 音声、画像などファイルが送れる

このようにメールでの良いところと、電話での良いところが合わさったもので使い勝手がいいことがわかります。
一方で、短所はあるのでしょうか。

チャットツールを仕事に使う短所ワースト3

  • 長文(特に複雑なことの説明)は読みにくい
  • すぐに返事をしなかった時に埋もれてしまいがち
  • 複数人でのグループで使う場合、誰に指示されているか曖昧

どうしても内容が複雑になることはチャットツールだけで説明しようとすると難しかったりします。

とはいえ、最近は電話が苦手な層が若い人を中心に増えていることもありますし、自分の良いタイミングで気軽に返事ができるチャットツールは仕事の中で使ったほうが各段に効率が上がります。

チャットツールはSlackとChatworkの二大勢力!ビデオ通話を多く使うならSkypeも

現在企業で広く使われているチャットツールは、SlackとChatworkの2つになります。どちらもグループチャットができ、特定の人を「メンション」して指示をあたえたり、ファイルを添付したり、といったことがPCでもスマートフォンでもできるツールです。ビデオ・音声通話も可能です。

SkypeはMicrosoft社が提供するツールでその歴史は長く、2004年から使われています。ビデオ通話とチャットが組み合わせられ、50人までのグループ通話やグループチャットが出来、一般の電話番号にもかけられるなどの特徴がありますが、昔ほど多くの人には使われなくなってしまいました。

まずは、無料版でどこまで使えるのかについて比較表にしてみたのでご覧ください。

Slack Chatwork Skype
PCでの利用
スマホでの利用
タスク管理 × ×
トピックごとのチャンネル・スレッド分け × ×
ファイル添付
(1GBまで)

(5GBまで)

(30日間、300MBまで)
ビデオ通話、音声通話 ○(1対1のみ) ○(1対1のみ)
検索機能
保存メッセージ量 直近1万件 5GBまで、14グループチャットまで ファイル、ボイスは30日、チャットは指定なし

それでは、3つのツールについてそれぞれ特徴を見ていきましょう。

Slack~アメリカ生まれ、Googleなど外部サービスとの連携が豊富

(出典:Slack公式サイト

アメリカ生まれのツールのため、海外の人でも利用に慣れていることや、Googleなどとの連携機能が豊富なことが特徴です。

仕事関係者が全員入っている「ワークスペース」の中に、プロジェクトやトピックごとに必要な人が入っている「チャンネル」に分かれていて、必要なワークスペースやチャンネルだけに参加するのが基本です。

雑談は雑談チャンネルだけで作っておけば、プロジェクトメンバーの息抜きとコミュニケーションにもなります。

もちろん、必要に応じて個人への連絡や、ビデオ通話含めた通話機能もありますが無料版では1対1のみとなります。一番安い有料版は1人850円/月になります。

Chatwork~日本生まれでICTが苦手な人でも扱えるツール

(出典:Chatwork公式サイト

こちらは日本企業が開発したツールで、ICTツールに慣れていない人でも直感的に使いやすいのが特徴です。

無料版ですとグループチャットを14個までしか作れないという制限はあるものの、自分のタスク管理ができ、締め切りを忘れることがないというのが便利な点です。

有料版は5名未満で使うなら「パーソナル」の1人400円/月、それ以上の組織であれば1人500円/月とお手軽な価格となっています。

Skype~通話が多い人にはおすすめ、いずれTeamsへの発展も

(出典:Skype公式サイト

Skypeは無料版でもグループビデオ通話ができるなど、通話機能に関しては充実しています。また、実際の通話料金を払えば固定電話や携帯電話に電話できるのも便利です。

一方で、ファイルは300MBまで、30日までしか保存されないなど制限がありますので、このツールのみでファイル管理をするのは難しいでしょう。

Skypeのビジネス版ツールとしては、以前はSkype for Businessがありましたが、現在はMicrosoft Teamsが上位版として位置づけられており、Teamsへの移行が勧められています。

Microsoft Teamsとは、マイクロソフト社がだしているビジネスユーザー用のコミュニケーションツールです。仕事仲間とのチャットツールとしてはもちろんのこと、資料共有、ビデオ通話やオンライン会議などに使えるツールです。

職場でマイクロソフト製品(Word、Excelなど)を使っている方々にとっては連携がよく、特にOffice365の下記のエディションをお使いの方であれば、ライセンスが含まれているので、検討してみてはいかがでしょうか。

Office 365 Business Essentials

Office 365 Business Premium

Office 365 E1

Office 365 E3

Office 365 E5

2020年7月時点で、無料版では機能が拡充されており、ビデオ会議にバーチャル背景を使えたり、会議のスケジュール機能なども使うことができるようになりました。

いかがでしたか?まず小さい組織、無料版などで試してみながらチャットツールに慣れていき、必要に応じてグレードアップしていけば、リスクも少なくできるのではないでしょうか。

ぜひ皆さんの会社でも、チャットツールを利用して生産性の向上ができることを期待しています。

著者:中尾 凛
働き方改革コンサルタント、ITライター。約20年にわたるIT業界の経験から、企業がリモートワークやツールの導入でどのように生産性を上げられるかを実践中。海外での事例などを調査し、Webメディアなどでの紹介もしている。

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