小売業や飲食業、サービス業でかなり普及が進んでいるPOSシステムですが、そもそも一体どんな仕組みなのでしょうか？
これからそれらの業種に参入しようとする方や、今さら人に聞きにくいと思っている方を対象に、これから5回にわたってPOSシステムの仕組みや活用方法をご紹介していきます。
ゼロからPOSシステムの良さを勉強して社業に活かしていきましょう。
POSシステムの概要・機器構成
POSシステムとは
POSとは、「Point of sale」の略称で、日本語では「販売時点情報管理」という意味です。
小売店や飲食店でお客様の会計をした時に、同時にお客様のご利用動向がデータで管理できるため、この名前がつきました。つまり、お会計をすると同時に売上管理なども同時にできるという訳です。
POSシステム誕生の背景
POSシステムは1980年頃から、スーパーやコンビニエンスストアの台頭に伴って導入が活発になっていきました。スーパーやコンビニは、従来の小売店と違い、商品数が膨大です。
さらにそれらの店では関連する商品が一か所で買えるという「ワンストップショッピング」をウリにしていたため、従来の小売店に比べて1人当たり買い上げ点数が多くなり、迅速にお会計を済ませることが求められてきました。
POSシステムの機器構成・動作
POSシステムは、「POSターミナル」と言われる本体とそれに接続している「バーコードスキャナー」から構成されています。
さらに、POSターミナルにはクレジットカードやポイントカードなどのカード類を読み取るための端末、店舗内で商品名や価格などを登録したり、売上の分析帳票などを出力したりするための「ストアコントローラ」などが接続されます。
通常の会計業務の動作は、次の手順で自動的に行われます。
①会計時にレジ担当者が買い上げ商品のバーコードをスキャナーで読み取る。
②バーコードデータは店の奥のストアコントローラまたはPOSターミナルに送られ、商品名や価格が検索されます。
③商品名や価格がレシートに印字されます。
POSシステムはなぜ有効？
会計スピードの向上
POSシステムのメリットとして先ず挙げられるのが、会計スピードの向上です。
従来のレジでは、商品ごとに付けられた値札をレジ担当者が入力するという作業が必要でした。そのため、入力に時間がかかり、間違いを生じやすく、レジ担当者には一定の修練が必要でした。
POSシステムでは商品に付けられたバーコードをスキャナーで読み取るだけなので、スピーディーに間違いなく会計を行えます。レジ担当者の教育期間短縮にも役立ちます。
単品売り上げが分かることの意味
POSシステムとそれまでのレジスタの決定的な違いは、単品管理が出来ることです。個別の商品の売れ行きが分かることは、小売業にとって革命的な事でした。
それまでの小売業は、商品の棚の在庫を見て担当者が発注していましたが、経験や勘に頼ることも多く、過剰在庫になって生鮮品を中心に売れ残りが多くなり、小売業の収益を圧迫する要因でした。
それが、POSによって商品ごとに売れた数(出庫した数)が明確になり、商品ごとの理論的な在庫量が簡単に把握できるため、発注の精度が高まりました。
様々な業務管理が出来る
まず、売上管理に直結します。売れ筋・死に筋の商品はすぐ分かりますし、時間帯ごとの売上の変化も掴むことが出来ますので、従業員のシフト管理にも活用できます。
売上日報を自動で作成したり、現金の差異も迅速に把握できたりします。
単品別の売上が分かるということは、売上の予測が出来るようになります。単品の売上が発生するということは単品ごとの在庫が無くなっていくということと同じです。
さらに、商品の納品時に検品を行った入庫データを取り込むことで、常に在庫を把握できる状態になり、その結果、適切な在庫管理だけでなく、発注の自動化までも可能になってきました。
さらに、飲食業などでは顧客から注文を貰う端末を通じてキッチンに調理指示を出したりするオーダーエントリーシステムと接続することで、従業員動線の短縮や会計の迅速化が図れ、人件費の節約にもなります。
顧客管理も出来る
POSシステムの一番のメリットは単品管理が出来るということですが、その機能に加えて、会計時にポイントカードやクレジットカード情報を読み取らせることにより、「いつ、誰が、何を買った」ということがわかります。
つまり、顧客の購買行動が掴めるわけです。そのことは、顧客の属性に応じた品ぞろえの改善や、営業時間や販売方法の検討等、様々な店舗運営の参考になるわけです。
チェーン店管理には必須設備
POSシステムはチェーン店の管理になくてはならない設備です。チェーン本部は常に店舗の売上状況を把握し、その動向に応じたアドバイスや指導を行う必要がありますし、店舗がフランチャイズチェーンの加盟店の場合、本部に支払う月々のロイヤルティの根拠にもなります。
また、ショッピングセンターに入居しているテナント店舗では、売上の一部を家賃として徴収されます。そのための管理ツールとしてもPOSシステムは重要な設備となっています。
まとめ
POSシステムの概要や仕組み、有効性について説明してきましたが、いかがだったでしょうか？
単なる会計処理だけでなく、あらゆる店舗管理機能があることがお分かりいただけたと思います。
次回からは、さらに詳しい活用方法やPOSシステムの選び方まで見ていきます。小売業や飲食業、サービス業に携わる方にはきっと参考になる点が多いと思います。
著者：hanbaishi
中小企業診断士。専門は経営・マーケティング・起業家指導・IT化支援。・TBC受験研究会にて診断士講座講師、福岡県産業・科学技術振興財団ベンチャースクール講師を経て、現在、専門学校で販売士検定・起業論・就職指導を行う。著作「中小企業のためのＡＳＰサービス導入に関する調査・研究(中小企業診断協会)」「繁盛店への道(財団法人福岡県企業振興公社刊)」等。趣味は黒鯛の落とし込み釣り、魚料理。
