新型コロナウィルスの感染が拡大している2020年4月現在、多くのリモートワークシステムが活用され始めています。
しかし、IT企業や、もともとリモートが進んでいる企業は別として、一般企業にはまだまだ馴染みがありません。
今回は、リモートワークシステムで出来ることや、代表的なシステムの特徴、導入に当たって考えることなどを、ご紹介していきます。
リモートワークで出来ること
Web(ビデオ)会議
動画をリアルタイムでやり取りする機能です。同時に画面に表示する人数はシステムによって違います。
通信速度や接続機器の性能によって動きがぎこちなくなったり、固まったりする場合もあります。会議内容を録画して共有する機能もあります。
チャット
ネット上の会話のようなものです。SNSのLineのような機能です。短文で即座に会話風の連絡が出来ますので、簡単な連絡事項だけならチャットが効率的です。
相手が読んだかどうかも即座に分かり、複数人数で同時会話も出来るため、今後メールに代わる通信手段として普及していくでしょう。
ファイル共有機能
リモートワークで作成した書類データを、共通の場所に保管しておくことが出来ます。ファイルの場所を限定したり、使用に権限を設けたりすることも可能です。
VPNによるリモートアクセス
VPNとはVirtual Private Networkといわれる仮想の専用線です。VPNを使うと、インターネットを経由して、自社のコンピュータシステムに安全に接続することが出来ます。
そもそも大企業の拠点間などは、専用線を繋いでデータをやり取りしていました。
専用の通信線ですのでデータの漏洩が無く安全でしたが、コストが高く、中堅中小企業にはなかなか導入が難しいものでした。
しかし、VPNは、暗号化技術の進歩により、インターネットや公衆回線の中を仮想の専用線を通す技術として2000年になって登場し、大幅なコストダウンを実現しました。
そのため、VPNを活用すれば低コストで自宅からいつでも会社のコンピュータに接続できます。
リモートワークに必要な機器構成
パソコン
インターネットにスムースに接続できる機能があれば、高性能である必要はありません。
ビデオ会議をするためのカメラやマイクは、内蔵している機種が便利です。
カメラ、マイク
パソコンに内蔵していなければ、外付けで必要になります。
インターネット環境
インターネットに常時定額で接続できる環境があれば基本的には大丈夫です。
無線で家庭内のインターネットが複数台接続できるWi-Fiルータといわれる機器があれば十分です。LANケーブルでの接続でも可能です。
携帯電話の通信網をインターネット接続に使うことも可能ですが、莫大な通信費がかかる恐れがあります。
イアホン
パソコンの音声を聞き取るために使います。特に家庭でリモートワークを行う場合などは、確実に聞き取るためには必要です。
マイクとセットになったヘッドセットなどは、周囲の音を遮断できるため、有効です。
リモートワークシステム
実際にビデオ会議やチャットなどを行うソフトウェアが必要になります。機能限定で無料のものもありますが、基本的に使用人数で料金が決まります。
パソコンにインストールしたり、ブラウザと言われるインターネットのホームページを検索したりするソフトから動かす場合とがあります。
各種リモートワークシステムの特徴
リモートワークのシステムは各社から数多く出されていますが、2020年4月段階でよく利用されている代表的なシステムの特徴をご紹介します。
Teams(マイクロソフト社)
同社のオフィス用ソフトウェアをインターネット上で利用するOffice365システムの一環として提供されるリモートワークシステムです。
多くの日本人が活用しているOffice製品の一部であるため、Outlook の予定表で会議通知を送信したり、Teams 上で Excel 資料や PowerPoint 資料を共同作成したりできるなど、Office製品との親和性が高いのも特徴です。
ZOOM (Zoom Video Communications社)
ビデオ会議システムとして、急速にユーザー数を伸ばしています。最大1000人の参加が可能で、最大49のビデオをスクリーン上に同時表示出来るビデオ会議機能、チャット機能が使えます。
100人までのビデオ会議機能であれば無料で使用できます。
無料コースの場合、1会議あたり40分間という制限がありますが、2020年4月現在は制限無しにしているようです。
導入の留意点、判断基準について
先ずは無料体験から
ZOOMを始めとするリモートワークシステムは、機能限定で無料使用できるものがあります。まずそこから始めてみるのも手ではないかと思います。
慣れることによってリモートワークに対するハードルを下げていくことが可能でしょう。
用語の難解さ
リモートワークシステムの多くが海外で作成されたものを日本語版にリメイクしているため、操作用語が難解な面があります。
それにアレルギーを起こす年配社員もいることでしょう。ここはシステム部門が中心になってアドバイスしながら、慣れていきましょう。
性能やセキュリティについて
リモートワークシステムは、近年汎用的になりつつありますが、性能やセキュリティ面は万全ではありません。
Teamsにしても、同時に4人までしか相手の顔を見ることで出来ませんし、急速に普及しているZOOMにしても、会議予定のIDやURLがさえ分かっていれば、事前にアカウントを作成・登録することなく誰でも簡単に利用できため、無関係の人が会議に参加したり、不適切な映像が流れたりしました。
これらの性能やセキュリティの不備は、随時更新されているようですが、一定のリスクは織り込んだうえで活用する必要があります。
導入価格について
TeamsにしてもZOOMにしても、無料版があります。無料版は接続人数や録画機能などに制限があります。機能制限のない有料版は、社員一人当たり数百円～2,000円くらいです。
VPNは、社内システム担当者の有無や方式、利用者規模によって様々ですが、中堅企業では初期費用に数万円～、月額通信料に数万円～というのが、一つの目安でしょう。
まとめ
リモートワークで出来ることや、必要な機器、システムなどをご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？
短期間に設備を導入するにはある程度コストもかかり、操作方法を理解するには一定のハードルもありますが、この度の新型コロナウィルス蔓延以外にも、今後何らかの災害は起こりうるものです。今回は、リモート化することへの良い機会と前向きに捉え、導入を促進していきましょう。
著者：hanbaishi
中小企業診断士。専門は経営・マーケティング・起業家指導・IT化支援。・TBC受験研究会にて診断士講座講師、福岡県産業・科学技術振興財団ベンチャースクール講師を経て、現在、専門学校で販売士検定・起業論・就職指導を行う。著作「中小企業のためのＡＳＰサービス導入に関する調査・研究(中小企業診断協会)」「繁盛店への道(財団法人福岡県企業振興公社刊)」等。趣味は黒鯛の落とし込み釣り、魚料理。
